Savings ArtenEinkaufseinsparungen richtig klassifizieren und messen
Einkaufslexikon · Aktualisiert · 8 Min. Lesezeit
Auch bekannt als: Cost Savings Kategorien, Hard Savings, Soft Savings, Cost Avoidance, Cost Reduction
Kurzantwort
- Savings Arten klassifizieren Einkaufseinsparungen nach Ergebniswirkung, etwa Hard Savings, Soft Savings, Cost Avoidance und Cash-Flow-Effekte.
- Nur Hard Savings wirken direkt budgetwirksam in der GuV und werden vom Controlling typischerweise als Ergebnisbeitrag anerkannt.
- Belastbare Savings erfordern eine dokumentierte Baseline, klare Zurechnungsregeln und eine Freigabe durch das Controlling.
Savings Arten bezeichnen die unterschiedlichen Kategorien von Kosteneinsparungen im Einkauf, etwa Hard Savings, Soft Savings, Cost Avoidance und Cash-Flow-Effekte. Die saubere Klassifizierung ist entscheidend, weil nur Hard Savings in der Regel als planbarer Beitrag zum Ergebnis anerkannt werden. Wer Savings nicht systematisch unterscheidet, riskiert Zurechnungskonflikte mit dem Controlling und verliert die Glaubwürdigkeit seiner Einkaufsberichte. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Arten, ihre Messung und typische Fallstricke in der Praxis.
Das Wichtigste in Kürze
- Hard Savings wirken direkt und nachprüfbar auf die GuV, etwa durch niedrigere Einstandspreise oder Materialkosten.
- Soft Savings verbessern Effizienz oder Qualität, führen aber nicht unmittelbar zu einer budgetwirksamen Entlastung.
- Cost Avoidance (Cost Avoidance Savings) verhindert künftige Kostensteigerungen und wird häufig nur intern anerkannt.
- Savings werden typischerweise als Differenz zwischen Baseline und Ist-Wert über ein definiertes Volumen berechnet.
- Eine saubere Baseline und ein klarer Zeitstelligkeitstag sind Voraussetzung für belastbare Savings-Reports.
- In der Praxis gelten 2–5 % Hard Savings am Beschaffungsvolumen pro Jahr als ambitionierter, aber erreichbarer Richtwert.
Inhalt
Definition: Savings Arten
Savings Arten sind Klassen zur systematischen Einordnung von Kosteneinsparungen im Beschaffungswesen. Sie unterscheiden sich nach Wirkung auf die Gewinn- und Verlustrechnung, Zeitpunkt der Realisierung und Nachweisbarkeit. Die Klassifizierung dient der einheitlichen Sprache zwischen Einkauf, Controlling und Geschäftsführung.
Abgrenzung Savings, Cost Reduction und Cost Avoidance
Savings im engeren Sinne meinen eine nachhaltige Absenkung der Kosten unter das ursprüngliche Niveau bei gleichem Leistungsumfang. Cost Reduction ist häufig deckungsgleich mit Hard Savings verwendet. Cost Avoidance dagegen verhindert lediglich eine erwartete Kostensteigerung, etwa eine angekündigte Preiserhöhung, die verhandelt wird. Controllings erkennen Cost Avoidance oft nicht als Ergebnisbeitrag an, weshalb sie separat ausgewiesen werden sollte.
Warum die Klassifizierung wichtig ist
Ohne einheitliche Definitionen drohen Doppelzählungen, wenn mehrere Stellen denselben Effekt verbuchen, etwa Einkauf und Produktion bei einer Materialsubstitution. Zudem entscheiden klassifizierte Savings darüber, ob sie in Budgets und Zielvereinbarungen einfließen. Eine klare Taxonomie schafft Vergleichbarkeit über Standorte und Berichtsperioden hinweg und erleichtert die Priorisierung von Projekten nach Ergebniswirkung.
Die wichtigsten Savings Arten im Überblick
In der Praxis haben sich fünf bis sechs Kerntypen etabliert, die sich nach Ergebniswirkung und Nachweisbarkeit unterscheiden. Die Zuordnung sollte im Unternehmen verbindlich dokumentiert sein, etwa in einem Einkaufscontrolling-Handbuch.
Hard Savings (Budget Savings)
Hard Savings sind hart am Budget messbare Kostenreduktionen, die direkt in der GuV wirken. Typische Beispiele sind Preisverhandlungen mit bestehenden Lieferanten, der Wechsel auf einen günstigeren qualifizierten Lieferanten oder reduzierte Frachtkosten durch optimierte Anlieferkonzepte. Voraussetzung ist, dass Menge und Spezifikation unverändert bleiben und die Baseline dokumentiert ist. Hard Savings gelten als belastbarste Kategorie und fließen typischerweise in Zielvereinbarungen und Budgetplanungen ein.
Soft Savings (Effizienz- und Prozesssavings)
Soft Savings verbessern Wirtschaftlichkeit, ohne unmittelbar budgetwirksam zu werden. Beispiele sind kürzere Bearbeitungszeiten durch Katalogbeschaffung in der Indirekten Beschaffung, weniger Eilbestellungen durch bessere Disposition oder geringere Prüfaufwände durch stabile Anlieferqualität. Die Quantifizierung erfolgt über internalisierte Stundensätze oder Prozesskosten. Soft Savings sind wertvoll, sollten aber getrennt von Hard Savings ausgewiesen werden, um Glaubwürdigkeitsverluste zu vermeiden.
Cost Avoidance
Cost Avoidance dokumentiert abgewehrte Kostensteigerungen, etwa when eine befristete Zuschlagsstaffel nach Verhandlung entfällt oder Indexklauseln günstiger gefasst werden. Die Messung basiert auf einer Prognose der Kosten ohne Einkaufsmaßnahme und ist damit subjektiver. In der Praxis empfiehlt sich eine separate Berichtslinie mit klarer Methodik, da diese Kategorie im externen Rechnungswesen typischerweise nicht anerkannt wird.
Working-Capital- und Cash-Flow-Effekte
Längere Zahlungsziele, Skontonutzung oder Konsignationslager verbessern den Cashflow, ohne die GuV-Kosten direkt zu senken. Auch die Reduzierung des Durchschnittlicher Lagerbestand durch bessere Abrufauftrag-Steuerung wirkt auf das Working Capital. Diese Effekte werden separat als Finanzierungseffekte berichtet. Sie sind für die Liquidität oft wertvoller als ihre nominate Ergebniswirkung und sollten nicht mit klassischen Savings vermischt werden.
Sekundäre und Qualitäts-Savings
Geringere Ausschussquoten, weniger Reklamationen und stabilere Prozesse senken Gesamtkosten, werden aber häufig in der Produktion oder Qualität verbucht. Auch Einsparungen aus der Zusammenarbeit in einer Einkaufskooperation oder gebündelten Volumina fallen hierunter. Wichtig ist eine verbindliche Zurechnungsregel: Wer darf welchen Effekt melden? Ohne Regelung entstehen konkurrierende Savings-Claims und Doppelerfassung.
Methoden und Vorgehen zur Ermittlung
Belastbare Savings entstehen nicht durch nachträgliche Zahlenkunst, sondern durch methodisch saubere Projekte mit definierter Baseline, Messgröße und Realisierungszeitraum. Der Prozess sollte vor Projektstart festgelegt werden.
Baseline festlegen
Die Baseline ist der Referenzwert, gegen den die Einsparung gemessen wird. Üblich sind die zuletzt gezahlten Preise, das letzte Budget oder eine Should-Cost-Kalkulation. Die Baseline muss Volumen, Spezifikation und Rahmenbedingungen abbilden; bei Mengen- oder Spezifikationsänderungen ist zu normalisieren. Jede Baseline-Änderung nach Projektstart ist dokumentiert freizugeben, sonst verlieren Savings an Aussagekraft.
Savings identifizieren und quantifizieren
Hebel finden sich über Spend-Analysen, Angebotsvergleiche aus der Angebotsöffnung, Marktpreisindizes oder Should-Cost-Modelle. Auch Szenarien wie die Konsolidierung von Kreditorenstammdaten durch eine saubere Kreditoren-Stammsatzanlage offenbaren Doppler und Mengenrabatt Potenziale. Jeder identifizierte Hebel wird einer Savings Art zugeordnet und mit Realisierungsgrad, Zeitplan und Verantwortlichem versehen.
Realisierung dokumentieren und freigeben
Nach Umsetzung bestätigt das Controlling die tatsächlich wirksamen Einsparungen, idealerweise auf Basis von Rechnungsdaten statt Angebotspreisen. Der Zeitstelligkeitspunkt sollte einheitlich sein, etwa Vertragsabschluss oder erster wirksamer Rechnungseingang. Ein vier-Augen-Prinzip zwischen Einkauf und Controlling erhöht die Akzeptanz der Zahlen erheblich und verhindert spätere Diskussionen im Management-Reporting.
Wichtige KPIs zur Steuerung von Savings
Savings werden über Kennzahlen gesteuert, die Mengen-, Preis- und Prozesswirkung verbinden. Ergänzend zu den Savings-Größen selbst helfen Beschaffungs-KPIs, die Treiber der Einsparung zu überwachen.
Savings-Quote und Realisierungsgrad
Die Savings-Quote setzt realisierte Hard Savings ins gesamte Beschaffungsvolumen; Richtwerte bewegter Unternehmen liegen typischerweise bei 2–5 % pro Jahr. Der Realisierungsgrad vergleicht geplante mit tatsächlich bestätigten Savings und zeigt Projektabbrüche oder Verzögerungen früh auf. Beide Kennzahlen sollten nach Savings Art und Warengruppe aufgeschlüsselt werden.
Begleitende Beschaffungs-KPIs
Inventory Turns und der Durchschnittlicher Lagerbestand zeigen, ob Lager- und Kapitalbindungseffekte tatsächlich eintreten. Die Materialkostenquote pro Produkt bildet den Einfluss auf die Herstellkosten ab. Kennzahlen zur Anlieferqualität und Lieferfähigkeit verhindern, dass Preis-Savings durch Folgekosten erkauft werden. Alle KPIs sollten auf konsistente Stammdaten und eine funktionierende Automatische Kontozuordnung in der Kreditorenbuchhaltung stützen, damit Effekte rechnungsgenau nachvollziehbar sind.
Risiken und Kontrollen beim Savings-Reporting
Das größte Risiko ist nicht ausbleibende Einsparung, sondern falsch zugeordnete oder doppelt gemeldete Savings. Solche Fehlbewertungen beschädigen das Vertrauen in das Einkaufsmanagement nachhaltig.
Typische Fehlerquellen
Häufige Fehler sind Volumenverschiebungen als Savings deklariert, doppelt verbuchte Effekte über mehrere Projekte, Baselines auf veralteten Preisen und die Vermischung von Currency- oder Rohstoffindexeffekten mit Leistungseinsparungen. Auch Eilbestellungen mit Premium-Fracht, die kurzfristig günstiger Bezugsquellen ersetzen, können Schein-Savings erzeugen, wenn die Folgekosten im Sondertransport nicht zugerechnet werden.
Kontrollen und Governance
Hilfreich sind ein verbindlicher Kategorienkatalog, ein Freigabeprozess mit Controlling, jährliche Baseline-Reviews und ein Ablage der Nachweisunterlagen. Bei Lieferantenwechseln sollte das Lieferantenausfall Risiko und die Bonitätsprüfung des neuen Anbieters geprüft werden, bevor Savings als realisiert gemeldet werden. Vertragsanpassungen wie Indexklauseln oder Force Majeure-Regelungen sind zeitnah zu dokumentieren, da sie die Savings-Basis verändern.
Aktuelle Entwicklungen: Savings jenseits des Stückpreises
Der Savings-Begriff weitet sich zunehmend über den Einstandspreis hinaus aus. Total Cost of Ownership, Resilienz und Nachhaltigkeit prägen die moderne Berichterstattung.
Total Cost of Ownership statt Listenpreis
Immer mehr Unternehmen bewerten Savings über den gesamten Lebenszyklus: Fracht, Zoll, Werkzeugkosten, Engineering-Aufwände durch Engineering Change Notice (ECN)-Prozesse, Bestandskosten und Ausfallrisiken. Ein günstigerer Stückpreis kann bei schlechterer Kapazitätsplanung oder höheren Logistikkosten netto teurer sein. TCO-basierte Savings sind aufwändiger zu messen, aber realitätsnäher und halten Diskussionen mit Fachabteilungen stand.
Risiko- und Nachhaltigkeitseffekte bewerten
Diversifizierte Bezugsquellen reduzieren das Länderrisiko im Einkauf und schaffen Optionen, die sich nicht direkt in Euro quantifizieren lassen. Ansätze zur Bewertung sind Risikokosten-Modelle oder qualitative Scorecards. Ähnliches gilt für CO2-Reduktionen und Compliance: Häufig werden diese Effekte als nicht-finanzielle Savings in eigenen Reportings geführt. Empfehlung ist eine klare Trennung zwischen monetären und nicht-monetären Kategorien.
Typische Kennzahlen
| Kennzahl | Richtwert | Einordnung |
|---|---|---|
| Savings-Quote (Hard Savings / Beschaffungsvolumen) | 2–5 % p. a. | Üblicher Richtwert ambitionierter Einkaufsorganisationen; je nach Reifegrad und Marktzyklus schwankend. |
| Realisierungsgrad geplanter Savings | > 90 % | Verhältnis bestätigter zu geplanten Savings; niedrigere Werte deuten auf Projektverzögerungen hin. |
| Inventory Turns | 8–12 pro Jahr (Richtwert) | Indikator, ob Bestandsreduktionen als Working-Capital-Effekt tatsächlich eintreten; branchenabhängig. |
| Cost Avoidance Anteil am Savings-Report | getrennt ausweisen | Sollte nicht mit Hard Savings vermischt werden, da vom Controlling häufig nicht anerkannt. |
Typische Richtwerte aus der Praxis – je nach Branche, Teil und Vertrag abweichend.
Praxisbeispiel
Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 40 Mio. € jährlichem Direktmaterial-Volumen führte eine einheitliche Savings-Taxonomie ein. Zuvor meldeten Einkauf, Produktion und Konstruktion überlappende Einsparungen, im Management-Reporting standen 4,2 Mio. € Einkaufssavings, vom Controlling bestätigt wurden aber nur 1,6 Mio. €.
- Einführung eines verbindlichen Katalogs mit vier Savings Arten und Freigabeprozess durch das Controlling
- Baseline-Reviews je Warengruppe vor Projektstart sowie Normalisierung bei Mengen- und Spezifikationsänderungen
- Konsolidierung von 300 Dopplern in den Kreditorenstammdaten, wodurch gebündelte Volumina neue Verhandlungspotenziale freilegten
- Separate Berichtslinie für Cost Avoidance und Working-Capital-Effekte, um Hard Savings nicht zu verwässern
Fazit
Savings Arten sind das Rückgrat eines glaubwürdigen Einkaufs-Controllings. Wer Hard Savings, Soft Savings, Cost Avoidance und Finanzierungseffekte sauber trennt, schafft Zahlen, die Controlling und Geschäftsführung akzeptieren. Entscheidend sind eine dokumentierte Baseline, einheitliche Zurechnungsregeln und eine Freigabe durch eine unabhängige Instanz. Ergänzende Kennzahlen wie Inventory Turns oder die Materialkostenquote verhindern, dass Preisvorteile durch Folgekosten aufgezehrt werden. Wer zusätzlich TCO- und Risikoperspektiven einbezieht, macht den Wert des Einkaufs über den Stückpreis hinaus sichtbar.
Häufige Fragen
Was sind Hard Savings und Soft Savings im Einkauf?
Hard Savings sind budgetwirksame Kostenreduktionen, die direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung ankommen, etwa niedrigere Einkaufspreise bei gleichem Leistungsumfang. Soft Savings verbessern Prozesseffizienz oder Qualität, wirken aber nicht unmittelbar auf Budgets, wie kürzere Bearbeitungszeiten oder weniger Eilbestellungen. Im Controlling werden nur Hard Savings typischerweise als Ergebnisbeitrag anerkannt.
Wird Cost Avoidance als echte Einsparung gezählt?
Cost Avoidance verhindert künftige Kostensteigerungen, etwa eine abgewehrte Preiserhöhung, und ist keine Ergebnisverbesserung gegenüber dem heutigen Niveau. Im externen Rechnungswesen wird sie deshalb in der Regel nicht anerkannt. In der Praxis führt sie viele Unternehmen in einem separaten Bericht, um die Glaubwürdigkeit der Hard Savings nicht zu gefährden.
Wie berechnet man Einkaufssavings korrekt?
Savings werden als Differenz zwischen einer definierten Baseline und dem tatsächlichen Wert multipliziert mit dem relevanten Volumen berechnet. Wichtig sind Normalisierung bei Mengen- oder Spezifikationsänderungen, ein klarer Realisierungszeitpunkt und die Verifikation anhand von Rechnungsdaten. Controlling sollte die Zahlen freigeben, damit sie im Management-Reporting Bestand haben.
Welche Savings Arten gibt es?
Üblich sind Hard Savings, Soft Savings, Cost Avoidance, Working-Capital- und Cash-Flow-Effekte sowie sekundäre Savings wie Qualitäts- oder Logistikeinsparungen. Moderne Ansätze ergänzen nicht-monetäre Kategorien wie Risikoreduktion oder CO2-Vermeidung. Entscheidend ist, dass jede Art klar definiert ist und die Zurechnung im Unternehmen geregelt wurde.
Welche Kennzahlen steuern Savings im Einkauf?
Kernkennzahlen sind die Savings-Quote am Beschaffungsvolumen und der Realisierungsgrad geplanter Projekte. Ergänzend liefern Inventory Turns, der durchschnittliche Lagerbestand, die Materialkostenquote und Kennzahlen zur Anlieferqualität Hinweise, ob Einsparungen nachhaltig sind. Alle KPIs sollten auf konsistenten Stammdaten und rechnungsbasierten Werten beruhen.
Wie verhindert man doppelte Savings-Meldungen im Unternehmen?
Mit einer verbindlichen Taxonomie, klaren Zurechnungsregeln pro Fachbereich und einer zentralen Projektdatenbank, in der jede Maßnahme einmalig erfasst wird. Ein Freigabeprozess mit Controlling und jährliche Baseline-Reviews helfen zusätzlich. Ohne Governance drohen konkurrierende Claims zwischen Einkauf, Produktion und Logistik.
